مقاله و یادداشت فوق اختصاص دارد به تمرکز بر حوزه‌های حساس و کلیدی در اثربخشی و موفقیت شغلی که به شرح ذیل حضور شما خوانندگان گرامی خواهم گفت.
در زمینه مدیریت، تمرکز بر حوزه مناطق حساس و حیاتی، کلید اثر بخشی آینده و موفقیت شغلی شماست.
هفت حوزه کلیدی برای مدیران وجود دارد که همگی از اهمیت بالایی برخوردار بوده، اما ممکن است مطابق با جایگاه مدیریتی شما یا شرایط زمانی یکی از آنها مهم‌تر از بقیه محسوب شود. با تغییر شرایط، این حوزه‌ها ممکن است مهم‌تر یا کم اهمیت‌تر شوند، اما اگر مشتاق پیشرفت و بهترین عملکرد در تک‌تک این حوزه‌ها هستید، باید از چیستی و چگونگی آنها به‌خوبی آگاه باشید.
1- جایگاه مشتری
اوّلین حوزه کلیدی در تجارت، نیازهای مشتری است. مشتری کسی است که به شما وابسته است و شما برای موفقیت در شغل‌تان به او وابسته هستید.
هر مدیری برای موفقیت باید به سه مشتری خدمت کند؛ اولین مشتری، مسلماً رئیس شماست. مدیران باید آنچه را که رئیس‌شان می‌خواهد، به همان شکل ارائه کنند. تا زمانی که رضایت رئیس خود را داشته باشید، امنیت شغلی خواهید داشت و آینده شما تضمین خواهد بود. دوّمین مشتری که باید رضایت او را جلب کنید، مشتری بیرونی است. این مشتری همان خریدار محصول یا خدمات شماست و می‌تواند مشتری خارج از حوزه و در بازار بوده یا در بخشی دیگر از سیستم کاری خودتان مشغول به کار باشد. سوّمین مشتری، کارمندان شما هستند. حفظ شادی و تمرکز آنها بر کار، وظیفه ارزشمند شما برای کسب بهترین نتایج کاری آن‌هاست.
2- سود و زیان
دوّمین حوزه کلیدی در تجارت و کسب‌وکار، علم اقتصاد است. کل موفقیت سازمانی بر پایه اقتصاد قرار دارد. مدیران همواره در تلاش برای افزایش سود و کاهش هزینه هستند. شما به عنوان یک مدیر، همواره در اندیشه هزینه‌های وارد شده و به‌نسبت آن ارزش خروجی هستید.
اقتصاد بر پایه به حداکثر رسانیدن است. شما همواره برای کسب حداکثری از ظرفیت‌های مالی، زمانی، انرژی و کاری تلاش و فعالیت می‌کنید.
3- تمرکز بر کیفیت
سوّمین حوزه کلیدی مدیریت، کیفیت است. کیفیت کاری شما عامل اصلی و تعیین‌کننده آینده کاری شماست. شما به‌عنوان یک مدیر، استانداردهایی برای حوزه وظیفه‌ای خود معین می‌کنید. رعایت این استانداردها برای محصولات، خدمات و همچنین کاری که انجام می‌دهید بسیار اهمیت دارند. باید بر ارتقای کیفیت مصمّم باشید و در مورد آن صحبت کنید. همواره دیگران را تشویق به تفکر برای خلق ایده‌هایی برای هرچه بهتر کردن کیفیت کار داخلی و خدمات خارج از سیستم نمایید.
4- تولید حداکثر با حداقل لوازم
چهارمین حوزه کلیدی در کسب‌وکار، بهره‌وری است. شرکت‌ها و سازمان‌هایی موفق هستند که از منابع خود به نحو احسن استفاده می‌کنند. آنها نسبت به رقبا، حداکثر خروجی را از همه قسمت‌های ورودی خود دارند. آنها همواره به دنبال راه‌هایی برای انجام سریع‌تر، بهتر و ارزان‌تر کارها هستند.
لازمه افزایش بهره‌وری، هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی، تهیه چک‌لیست از کارهای ضروری و تمرکز مداوم بر انجام کارهای واجب در حداقل زمان ممکن است.
5- خلاقیت و نوآوری
پنجمین حوزه موفقیت در تجارت، خلاقیت و نوآوری است؛ نوآوری در زمینه تولید محصولات جدید، خدمات نوین و روش‌های پیشرفته برای کسب رضایت حداکثری مشتری در بازار رقابتی.
لازمه خلاقیت، ایجاد محیطی است که مشوق افراد برای بروز و کشف ایده‌های جدید باشد. این ایده‌های جدید می‌توانند شامل روش‌های نوین انجام کار و تجارت، خدمات یا تولید محصول جدید و روش‌های نوین در زمینه کاری باشند. به نوشته یکی از مدیران موفّق؛ تنها برتری رقابتی ما، توانایی‌ای است که در یادگیری و به کارگیری ایده‌های جدید نسبت به سایر رقبای خود داریم.
یکی از بهترین مثال‌های قدرت خلاقیت، رقابت دائمی مابین سامسونگ و اپل در زمینه گوشی‌های هوشمند تلفن همراه است. سال 2007، اپل با تولید آیفون کل دنیای گوشی‌های تلفن همراه را متحول کرد. در طی یک سال، اپل ده‌ها میلیون از این محصول جدید خود را با سود حدود 50 درصد فروخت.
درآن زمان، سامسونگ که تولید‌کننده لپ‌تاپ و لوازم خانگی بود، متوجه شد که گوشی‌های هوشمند تلفن همراه، حوزه بسیار خوبی برای پیشرفت، نوآوری و خلاقیت است. هنگامی که اپل هر 12 الی 18 ماه، در حال معرفی مدل جدید آیفون بود، سامسونگ سالانه سه مدل جدید گوشی هوشمند تلفن همراه به بازار ارائه می‌داد.
در کمتر از پنج سال، سهم اپل از بازار گوشی‌های هوشمند تلفن همراه از 50 درصد به 9/12 درصد در سال 2013 رسید. سامسونگ به‌خاطر خلاقیت بسیار وسیع و تولیدات جدید از یک برند نو پا به دارنده 69 درصدی بازار گوشی‌های هوشمند تلفن همراه در سال 2013 تبدیل شد.
6- به فکر رشد افراد خود باشید
ششمین حوزه کلیدی در تجارت، رشد افراد است. چون زمان و هزینه‌ای را صرف آموزش و تعلیم افرادی می‌کنید که کسب‌وکار شما به آنها وابسته است
طبق آمار انجمن آموزش و توسعه مدیریت آمریکا 20 درصد سازمان‌های تراز اول، بیش از سه درصد از سود خود را صرف آموزش کارکنان‌شان می‌کنند تا باعث درآمدزایی بیشتر سازمان شود. طبق نوشته مقاله‌ای در مجله منابع انسانی اجرایی، سود حاصل از آموزش افراد بسیار بالاست و برای هر دلار هزینه بابت آموزش و افزایش کارایی افراد از 10 دلار تا 32 دلار است.
7- پیشرفت سازمانی
هفتمین حوزه کلیدی در کسب‌وکار، پیشرفت سازمانی است. برای این منظور تفکر در مورد انجام کارها باید به گونه‌ای باشد که موجب جو موزون و هماهنگ سازمانی شود.
این موارد جنبه‌هایی از کسب‌وکار هستند که باعث حس خشنودی افراد از کار کردن در آنجا و تعهد و تمرکز هر چه بیشتر برای نهایت کارایی آنها می‌شوند.
شما همواره باید از خود بپرسید برای بهبود هر یک از این هفت حوزه ذکر شده چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ 20 درصد عملکردی که تعیین‌کننده 80 درصد نتایج هستند، کدام‌اند؟ در واقع آن 20 درصد مشکلاتی که موجب 80 درصد استرس و ناکارایی شما می‌شود، کدام هستند؟ آن 20 درصد کاری که می‌توانید انجام دهید و شما را قادر می‌کند بهترین بهره‌وری را از موقعیت‌ها و ظرفیت‌های خود داشته باشید، شامل چه چیزهایی است؟ بواقع مدیران موفّق، شفاف هستند.
با مشخص کردن حوزه‌های کلیدی، قدم بعدی تعیین استاندارد میزان کارایی برای هر یک از آن‌هاست. به گفته یوگی برا، بازیکن حرفه‌ای بیس‌بال آمریکا؛ هدفی که قابل دیدن نیست را نمی‌توان نشانه گرفت.
تعیین استاندارد برای میزان کارایی
برای انجام بهترین عملکرد، به‌عنوان یک مدیر عالی، باید استانداردهای میزان کارایی و مدیریتی حتی استانداردهای سطوح عالی مدیریتی را برای هر شغل و هر کاری در حیطه مسئولیت خودش تعیین کرد. لازم است افراد انتظارات دقیق و سطح کیفیت مورد نظر شما را بدانند. این استانداردها باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و زمان‌محور باشند. به‌خاطر داشته باشید، آنچه قابل سنجش باشد، انجام می پذیرد. وقتی از دیگران می‌خواهید کاری انجام دهند، باید خواسته‌ها، مدت زمان و چگونگی سنجش خود را از انجام صحیح کار دقیقاً بیان کنید.
شاید بزرگ‌ترین جهش کسب‌وکار در سال‌های اخیر به‌خاطر مدیریت قابل اندازه‌گیری بوده است؛ یعنی تعیین ارزش‌دهی، استانداردها و میزان‌ها در سازمان و حتی تعداد زنگ‌های تلفن قبل از برداشته شدن.
اثر هاثورن
اصلی در روان شناسی به نام اثر «هاثورن» وجود دارد که از تحقیقات و مطالعاتی که در سال 1928 یک کارخانه تولیدی به همین نام انجام شد، ناشی می‌شود. آنچه این مطالعات نشان داد این بود که اگر برای افراد هدف یا عدد مشخصی تعیین شده باشد، مرتباً خود را با آن هدف و عدد مقایسه کرده و خود‌آگاه و ناخودآگاه در آن زمینه پیشرفت می‌کنند. این فرآیند مداوم پیشرفت با شما و شفاف‌سازی شما برای کارکنان شروع می‌شود.
تنها دلیل پاداش در یک سازمان باید دستیابی به استانداردهای تعیین شده باشد. پاداش‌ها در یک سازمان خوب به عملکرد، بهترین بودن، افزایش فروش و دستاوردهای قابل سنجش تعلق می‌گیرد. پاداش فقط باید بر پایه نحوه عملکرد و نتایج حاصل از آن باشد. برای رسیدن به فروش بالا نیاز است عوامل موفقیت فروش در آیین علم و تجربه را به یاد داشته و به آنها عمل نماییم.
مایک لبوف در کتاب فوق‌العاده «بزرگ‌ترین اصول مدیریت در جهان» می‌گوید : سؤال کلیدی‌ای که باید از خود دائماً درباره کارتان بپرسید، این است که به چه چیزی پاداش داده می‌شود؟ آیا به عملکردی پاداش می دهید که دوست دارید یا به عملکردی که می‌خواهید؟ هر گاه مشاهده کردید که سازمان یا دپارتمانی کارایی زیر استاندارد دارد، تقریباً همیشه می‌توانید در آنجا ببینید که به چیزهای اشتباهی پاداش تعلق می‌گیرد.
پاداش‌های نادرست
در یکی از شرکت‌هایی که برای‌شان کار می‌کردم، بازاریاب‌های تلفنی برای هر مشتری که برای حضور در جشنواره‌های تبلیغاتی محصولات جذب می‌کردند، پاداش یا تشویقی دریافت می‌کردند. این سیستم حضور چند صد نفری از مردم را در جشنواره‌های بزرگ ماهانه شرکت تضمین می‌کرد. اما تعداد کسانی که واقعاً خرید می‌کردند، پایین بود. مدیران متوجه شدند که به موارد اشتباهی پاداش داده‌اند. سپس آنها سیستم پاداش را بر پایه حقوق ثابت و پورسانت براساس فروش به کسانی که در جشنواره دعوت شده بودند، تغییر دادند. در واکنش به این روش جدید، بازاریاب‌های تلفنی بیشتر در مورد دعوت کردن تنها کسانی که مشتری واقعی بودند، دقت کردند که درآمد شرکت دو برابر شده و طی ماه‌های آتی نیز درآمد دو برابری همچنان باقی ماند.
انتظارات خود را پیگیری کنید
بعد از تعیین استاندارد میزان کارایی، باید در مورد توقع خود تحقیق کنید. زمانی که وظیفه‌ای را مشخص می‌کنید و یک سری معیار استاندارد تعیین می‌کنید برنامه‌ای منظم برای بازدید از کارها داشته باشید تا ببینید آیا کارها مطابق برنامه و استاندارد مشخص شده، انجام می‌شود یا خیر؟
کارمندان بیشتر برای کار خود اهمیت قائل می‌شوند، اگر بدانند که رئیس برای‌شان استانداردهایی را تعیین کرده و برای اطمینان از اجرای‌شان، شما آنها را مورد بررسی قرار می‌دهید. خلاف این واقعه آن است که رئیس کاری را معین کند و بعد به کارهای دیگری بپردازد و کارمندان را بدون دریافت بازخورد یا سنجش تنها بگذارد.
تفویض کار به معنای کناره‌گیری نیست. حتی اگر کاری را به شخص دیگری واگذار کرده‌اید، هنوز در برابر تکمیل و اجرای موفّق آن مسئول هستید. فقط زمانی که کار را بررسی می‌کنید، افراد باور می‌کنند که کار برای شما اهمیت دارد و برای رسیدن به استاندارد تعیین شده شما تلاش می‌کنند.
شفاف‌سازی ضروری است
در زندگی و تجارت، شفافیت یکی از مهم‌ترین صفات مرتبط با موفقیت است. از هزاران کارمند در مورد ویژگی‌های بهترین رئیسی که تا به‌حال داشته‌اند، سؤال شد. در نتیجه ویژگی مشترک بین آنها این بود؛ همیشه می‌دانستم رئیسم چه انتظاری از من دارد. دلیل این‌که شما باید در مورد حوزه‌های کلیدی و استانداردهای کاری شفاف باشید، این است که بدون آنها نه شما نه کارکنان شما نمی‌توانند عملکرد زیادی داشته باشند. اگر نتوانید کار را به‌صورت عالی انجام دهید، مطرح و برجسته نخواهید شد. در این صورت افراد زیر دست شما نمی‌توانند بهترین کارایی را داشته باشند مگر این‌که بدانند دقیقاً عملکردشان چگونه و چطور ارزیابی خواهد شد. مهربانانه‌ترین کاری که می‌توانید برای کارکنان خودانجام دهید آن است که کاملا برای‌شان، توقعات خود را شفاف‌سازی کنید. زمانی که افراد هدف را به‌طور شفاف بدانند، غالباً از کیفیت و کمیت کارایی خود متحیر خواهند شد.