در این سری از مقاله در ارتباط با افزایش روند سعودی کیفیتی مدیریتی می خواستم که مطالبی به اشتراک بگذارم. در حقیقت می خواهیم مقاله ای در موضوع اهرم مدیریت را در دست بگیرید صحبتی داشته باشیم. یکی از چهار هدف شما به عنوان یک مدیر، افزایش کیفیت و کمیت خروجی شما نسبت ورودی است. راه‌های گوناگونی برای افزایش و حتی چند برابر کردن بازدهی شما به عنوان یک مدیر وجود دارد.
اوّل ، بیشتر کار کنید. زمانی که به محل کار می رسید، تمام زمانتان را به کار اختصاص دهید. وقت تلف نکنید. گفت و گوهای بی اساس نداشته باشید، مدام قهوه نخورید یا روزنامه نخوانید، بلکه فقط و فقط کار کنید.
این موضوع حقیقت دارد که بیشتر افراد تنبل هستند ، گفتن آن درست نیست ، اما همه این موضوع را می دانند. بیشتر افراد به دنبال راحت ترین کار هستند و سعی دارند حداقل کار را در طی روز انجام دهند. در حقیقت ، حداقل 50 درصد از زمان کار ، صرف گفت و گو با همکاران ، وب گردی ، روزنامه خوانی ، انجام کارهای شخصی مانند خرید ، دیر آمدن و زود رفتن می شود. افراد تنبل بازدهی کاری خوبی ندارند. شما با عادت کار تمام وقت می توانید خود را از همکاران خود متمایز کنید. بیشتر کار کنید و شایعه سخت کوش ترین کارمند را در سازمان پراکنده کنید. هیچ چیز بهتر از این شایعه که شما سختکوش ترین فرد هستید ، شما را در پیشرفت تان یاری نمی کند.
سریع باشید
دوّمین راه برای افزایش بازدهی شما ، این است که طولانی تر کار کنید. افراد عادی 32 الی 40 ساعت در هفته کار می‌کنند و نصف این زمان هم در محیط کار صرف کارهای جانبی می شود. درآمد افراد باید طبق کم کاری آنها کمتر شود. چون معمولاً آنها کارهایی انجام می دهند که برای شان مفرح و آسان است تا اینکه ارزشمند ، بزرگ ومهم باشد. شما می‌توانید بازدهی خود را با فرمولی ساده دو برابر کنید : کمی زودتر آغاز کنید ، کمی بیشتر کار کنید و کمی دیرتر بروید. اگر ساعت کاری شما 9 تا 5 بعد از ظهر است باید عادتی ایجاد کنید که کار را از 5/7 یا 8 صبح آغاز و تا 6 بعد از ظهر ادامه دهید، حتی وقت ناهار را هم کار کنید. این زمان بندی روزانه 3 ساعت زمان بیشتر برای کار به شما ارائه می دهد و در نتیجه کارایی شما را دو برابر می کند.
کارهایتان را اولویت بندی کنید
کارهای مهم تر بیشتری انجام دهید ، قبل از شروع کار فهرستی تهیه کنید و الویت ها را در این فهرست مشخص کنید. قانون 20/80 را به خاطر داشته باشید که می‌گوید 80 درصد ارزش کاری شما ، در 20 درصد از کارهایی است که انجام میدهید.
حتی بیشتر ، طبق قانون 3 ، 90 درصد ارزش کاری شما می تواند تنها در 3 کاری باشد که شما انجام میدهید. آیا می‌دانید آن کارها کدام هستند ؟ اگر تنها می‌توانستید 3 کار را در طی روز انجام دهید، آن 3 کار کدامند ؟ پاسخ های شما جواب به آن پرسشی است که برای چه کاری اینجا هستم و حقوق می گیرم ؟
خودتان را تحت فشار بگذارید.
سؤال مهمی است که باید در ابتدای هر روز کاری پرسیده و به آن جواب داده شود، این است که : اگر قبل از خروج یک ماهه از شهر تنها بتوانم یک کار انجام دهم، آن کار چه خواهد بود ؟
جواب شما هر چه باشد ، قبل از هر کاری ، آن کار را انجام دهید. ایمیل هایتان را کنترل نکنید ، قهوه دیگری ننوشید یا سرتیترهای روزنامه را مطالعه نکنید ، با دوستانتان سرگرم گفت و گو نشوید ، سرتان را پایین بیندازید و فقط به مهم ترین کار خودتان بپردازید و تا زمانی که صد در صد کارتان را تمام نکرده اید به همان کار بپردازید. اگر هر روز را با اتمام یک کار تمام کنید ، بازدهی شما به طور چشمگیری افزایش خواهد یافت. بهتر از آن ، اینکه شما حس فوق العاده ای نسبت به خودتان پیدا می کنید. حس پیروزی به عنوان شخصی کارآمد ؛ چون واقعاً کارآمد هستید.
کار را گروهی انجام دهید
یک تیم سازماندهی شده خوب ، که شامل تعداد کمی از افرادی باشد که با هم کار می کنند ، خیلی بهتر از افراد زیادی که به طور جداگانه و مجزا کار می کنند ، بازدهی دارد. بنابراین کار را بین چندین نفر تقسیم کنید ، ولی با هم و هماهنگ با هم کار کنید. هر زمان که ممکن باشد ، وظایف را تقسیم ، واگذار و بخش بندی کنید تا کارهای مهم بیشتری در زمان کمتر انجام شود. حداقل 70 درصد از کارها را واگذار کرده و با هماهنگی کار کنید تا بازدهی کلی شما بالا برود.
کارها را دسته بندی کنید
زمانی که چندین کار مشابه را هم زمان انجام می دهید ، خیلی سریع از منحنی یادگیری به سرازیری می افتید. کاری که تکرار می شود خیلی کمتر از قبل زمان می برد. زمانی که 7 تا 10کار مشابه مثل کنترل کردن ایمیل ، نوشتن گزارش یا هر چیز تکراری دیگر را انجام دهید ، تکمیل کار در 20 درصد زمانی که قبلاً برای انجام آن وقت می گذاشتید به اتمام خواهد رسید.
از طرف دیگر ، شروع یک کار و انجام کار دیگر ، بازگشت به کار و بعد توقف و انجام کاری دیگر ، می تواند تا حدود 50 درصد وقت بیشتری از شما بگیرد. تمرکز یک سویه و تمرکز برای بازدهی بالا بسیار حیاتی است. خود را کارخانه ای فرض کنید با ورودی ، فرآیند کار و خروجی. کاملاً یک سویه بر مهم ترین خروجی کار خود متمرکز شوید و زمانی که کار را آغاز می کنید ، تمام زمان خود را به کار اختصاص دهید.
افراد مناسب را استخدام کنید
توانایی شما در استخدام افراد مناسب برای انجام کارهایتان به اندازه هر عامل دیگر در موفقیت در مسیر کسب و کار شما تأثیر دارد. اگر نتوانید افراد مناسب با مهارت ها ، دانش و توانایی متناسب با کار را استخدام کنید ، در نهایت باید بسیاری کارها را به تنهایی انجام دهید. پیشنهاد میکنم قبل از مطالعه این مقاله 5 پله تا موفقیت در مسیر کسب و کار را مطالعه نمایید.
مدیرانی که نتوانند از طریق دیگران ، کار خود را به چند بخش کاری تقسیم کنند ، هرگز نمی توانند ارتقاء شغلی پیدا کنند. دانیل کانمن در کتاب پر فروش خود به نام ⁽⁽ تفکر سریع و آهسته ⁾⁾ توضیح می دهد که فعالیت هایی وجود دارند که لازمه آنها تفکر سریع ، تند ، غریزی و استدلال ذهنی می باشد که در مورد آنها باید تصمیم سریعی اتخاذ کرد ؛ مثل تغییر لاین در رانندگی.
از طرف دیگر ، فعالیت های دیگری هستند که لازمه آنها تفکر آهسته است. در مورد آنها باید به آرامی فکر کرد ، با جمع آوری اطلاعات و تمرکز کامل ، به آرامی تصمیم گیری نمود. به همین دلیل است که پیتر دراکر گفت : ⁽⁽ تصمیم گیری های آدم های سریع ، معمولاً تصمیم های آدم های اشتباه هستند. ⁾⁾
روی نوشته بر کاغذ فکر کنید
برای استخدام فرد مناسب ، با تفکر بر نوشته روی کاغذ شروع کنید. ویژگی های کامل فرد مناسب برای این جایگاه خاص را بنویسید. هر ویژگی ، توانایی ، مهارت یا استعدادی که یک کاندیدای ایده آل باید داشته باشد را مشخص کنید ، انگار که می خواهید به کارخانه ای فرد مورد نظر خودتان را سفارش دهید تا بسازد.
سپس ، کار یا کارهایی را که می خواهید این فرد انجام دهد بنویسید. نتایج دلخواه خود را از انجام این کار یادداشت کرده و آن را قابل سنجش کنید. استعدادها و مهارت های لازم برای فرد جهت دستیابی به آن نتایج را مشخص کنید. سپس خلق و خو و شخصیت شخص ایده آلی را که می خواهید استخدام کنید شرح دهید.
در این مرحله کاملاً خودخواهانه رفتار کنید. مطمئن شوید که فقط شخص مورد علاقه تان را انتخاب می کنید که در عین احترام از همکاری با او لذّت می برید. مورد قبول بودن ، ویژگی اساسی در تمام روابط انسانی است و شما باید این مسئله را به عنوان یکی از معیارهای خود برای استخدام افراد در نظر داشته باشید.
فرمول SWAN
فرمول SWAN به شما دستورالعمل چگونگی انتخاب بهترین افراد را ارائه می کند.
حرف S اول کلمه Smart به معنی باهوش است. به دنبال افراد باهوش ، زرنگ و کنجکاو باشید که ضمناً مثبت هستند و هم به شما و هم به کار علاقه دارند.
W اول کلمه Work hard به معنی سخت کوشی و پر کاری است. به خاطر داشته باشید بیشتر افراد تنبل هستند و فقط به دنبال جایی هستند که بتوانند در نقش کسی دیگر تنبلی کنند. شما به دنبال کسی باشید که به سخت کوشی و پرکاری معروف است.
در طی مصاحبه ، راه خوبی برای امتحان سخت کوشی افراد وجود دارد. بگویید : ⁽⁽ غالباً ما مجبوریم عصرها و آخر هفته ها برای کارهای مهم کار کنیم. نظرت در این مورد چیست ؟ ⁾⁾
بهترین کاندیدها بلافاصله می گویند :⁽⁽ اگر این شغل را به دست بیاورم ، برای موفقیت هر کاری که لازم باشد انجام می دهم. ⁾⁾ اگر فرد کاندید ، من و مون کرد و در مورد زمان لازم برای کارهای خصوصی یا اجتماعی اش گفت ، چیزی که لازم است را فهمیده اید. این فرد نمی تواند خیلی فعال باشد. این فرد با دستمزد شما به تعطیلات خواهد رفت و همچنان این کار را ادامه می دهد.
سومین حرف A اول کلمه Ambitious به معنی انگیزه است. بهترین کارکنان آنهایی هستند که شغل شما را به عنوان سکوی پرش برای رسیدن به چیزهای بهتر در آینده می بینند. آنها باور دارند که پذیرش شغل پیشنهادی شما و داشتن بهترین بازدهی کاری برای شما ، درهای زیادی به رویشان باز خواهد کرد.
آخرین حرف N اول کلمه Nice به معنی خوب و مقبول است. همیشه افراد خوب را انتخاب کنید. همیشه افرادی را استخدام کنید که خودتان شخصاً از آنها خوشتان می آید ، نه اینکه این موضوع تنها معیار انتخاب باشد ، البته نقش بسزایی در انتخاب دارد. افراد خوب ، بهتر با دیگران کنار می آیند و به عنوان بخشی از تیم ، عملکرد خوبی دارند ، در زمان مشکلات ، سرحال تر از بقیه هستند و حضور داشتن در کنارشان حس خوبی به ما می دهد ، برعکس کسانی که منفی و بدبین هستند و حس منفی القاء می کنند.