در این سری از مقاله، قصد دارم تا در مورد یکی از مهمترین مسائل اهمیت اصول و فنون مذاکره، در پیشبرد اهداف سازمان ، موضوعات کار ، و ترفندهای مذاکره برای شما عزیزان صحبتی کرده باشم. همه‌ی ما میدانیم که با اهمیت‌ترین موضوع در جهان مذاکره کردن، مذاکره صحیح، موفقیتی بی پایان می‌باشد.
همه‌ی ما میدانیم که خیلی از جنگ‌ها ، با یک مذاکره‌ی خیلی خوب کنسل شده است و هیچ دردسری برای هیچ یک از کشور‌ها ایجاد نشده است.
همه ی ما می دانیم که با مذاکره کردن ، خیلی از شرکت های بزرگ تجاری توانسته اند از ورشکستگی نجات پیدا کنند و به راه خود ادامه دادند.
همه ی ما می دانیم که خیلی از کارمندان ما ، با یک مذاکره کردن ساده با مشتری ، می توانند چرخه ی صنعت تجارت ما را حفظ کنند.
پس مذاکره کردن ، یک حرفه ی خیلی با اهمیت می باشد که هر مدیر قدرتمندی باید روی این ویژگی‌اش کمی بیشتر کار کند و در امر مذاکره توانمند باشد.
اول از همه می خواهم چند تعریف کاربردی برای مذاکره را باز گو کنم :
برخی واژه نامه ها ، ( مذاکره ) را به صورت ( رایزنی با کسی دیگر به منظور دستیابی به شرایط مشخص یا رسیدن به یک ( توافق ) تعریف می کنند.
البته می توانیم چند تعریف دیگر هم برای مذاکره ارائه کنیم :
. مذاکره به زبان ساده عبارت است از گفت و گوی رسمی و جدی بین دو طرف یا سازمان.
. مذاکره به فرآیندی اطلاق می شود که از آن برای تامین نیازهایمان در مواردی که کنترل آن چه بدان نیاز داریم در دست فردی دیگر است استفاده می کنیم. واژگان دیگری همچون (رایزنی ) و ( چانه زنی ) نیز معنایی کم و بیش معادل ( مذاکره ) دارند.
. مذاکره را معمولا فرآیند تلاش برای تامین خواسته ها ، از طریق از دست دادن چیزی که هم اکنون در اختیار داریم ، در مقابل چیز دیگری که بدان نیاز داریم می دانند.
. مذاکره در تمامی مبادلات روزمره در محیط کار یا زندگی اجتماعی کاربرد دارد. دستیابی به توافق برای خرید و فروش ، تبادل خدمات یا محصولات ، حل اختلافات یا مشارکت در پروژه هایی را که برای دو طرف جذاب است می توان از جمله مبادلاتی دانست که در همه آنها مذاکره می کنیم
ایده هایتان در مورد مذاکره چه تفاوتی با موارد بالا دارد ؟ شاید مطالب بالا ، سبب ایجاد درک بهتری نسبت به مذاکره برای شما عزیزان شده باشد و حالا بتوانیم با درک خیلی بیشتری به کلمه‌ی مذاکره نگاه کنید.
یک چیز در مورد مذاکره روشن است و آن این که هر روز در زندگی مان مذاکره می کنیم. برخی از ما بهتر از بقیه می توانند مذاکره کرده و به این ترتیب بیشتر به خواسته های خود می رسند. در بیشتر موارد بدون این که بدانیم مذاکره می کنیم. به هر حال آگاهی از چند و چون کاری که انجام می دهیم می تواند ما را در دستیابی به نتایج بهتر یاری کند. به همین دلیل است که درک ماهیت مذاکره ، نحوه کارکرد آن و نیز آمادگی برای مذاکره می تواند زمینه دستیابی بهتر به اهداف را برای ما فراهم سازد. یکی از عوامل مهم در مذاکره ، شناسایی فرصت برای مذاکره است .
بسیاری از افراد تنها به این دلیل که نمی توانند فرصت پیش آمده برای مذاکره را تشخیص دهند از انجام یک معامله خوب محروم می شوند. به هر حال باید بدانید که هر یک از بندها و شرایط ناخوشایند یک معامله نیز قابل مذاکره است. پس باید اول از همه با کمی صبر ، آرامش ، به موضوع کامل نگاه کنیم و بعد تصمیم گیری اصلی را انجام دهیم.
حالا می خواهم که با چند نوع از مذاکره ها آشنا شوید (لازم به ذکر است که تمامی این صحبت ها از دانش شخصی خودم می باشد و هیچ یک از این موضوعات 100% نیست و ممکن است که دیدگاه ها با هم کمی فرق داشته باشد ، اما کلیت کار یکی می باشد).
از دیدگاه من مذاکرات به 5 دسته تقسیم می شوند :
1 مذاکرات روزمره ( یا معمولی )
تمامی مدیران بالا مرتبه ، تقریبا هر روز از مذاکرات روزمره استفاده می کنند ، زیرا این مدل از مذاکرات باعث می شود که اکثر کارهای کوچیک خیلی سریع حل و فصل شود و به سوی کار بعدی بروند ، پس مذاکرات روزمره ، همانطور که از اسمش پیداست ، مذاکراتی می باشد که اهمیت کمی دارد ، ولی روزانه به آن می پردازیم.
2 مذاکرات غیر رسمی
مذاکرات غیر رسمی ، معمولا برای موضوعاتی استفاده می شود که یا ما یا طرف مقابل را می سنجیم و می خواهیم که کمی جدی تر باشیم روی موضوعی که می خواهیم در مورد آن بحث کنیم و می خواهیم که یکسری خط و مرز ها برای آن کار مشخص کنیم ، پس یک مذاکره ی غیر رسمی ترتیب می دهیم که بتوانیم یک در مکان مشخص قراری را بگذاریم و بعد با یکسری تعهدات به مذاکره ی خودمان ادامه دهیم و دارای یک نتیجه گیری خوب باشد. لازم به ذکر است که مذاکرات غیر رسمی ، هیچ سندیت ، یا هیچ صورتجلسه ای نخواهد داشت و در صوت توافق بین 2 نفر ، یکسری متعلقات به آن جلسه اضافه می گردد.
3 مذاکرات رسمی
مذاکرات رسمی ، اغلب با برنامه ریزی از پیش تعیین شده صورت می گیرد . مذاکرات رسمی را ما همیشه از قبل برنامه ریزی کرده ، طرف مقابل را می سنجیم ، حیطه ی کاری را در نظر می گیریم و برای آن مذاکره ما نقطه ی شروع و پایان تعیین می کنیم.
این مذاکرات معمولا با یکسری از مدیران شرکت ، سهامداران و یا مدیر عامل انجام می شود ، به دلیل اینکه تصمیمات خیلی جدی قرار است گرفته شود ، یا توافقات با اهمیتی قرار است صورت بگیرد ، این مذاکرات معمولا دارای تفاهم نامه یا صورتجلسه می باشد که در نهایت برای اثبات تفاهم بین دو طرف نوشته و امضاء می گردد. در مذاکرات رسمی معمولا از مدیرانی که تجربه ی خیلی بالاتری در مذاکره دارند استفاده می کنند تا مذاکره را به نفع خود تمام کنند.
4 مذاکرات تسهیل شده
در بیشتر موارد برای مذاکره و دستیابی به توافق نهایی ، به کمک یک شخص سوم بی طرف یا منصف نیاز خواهد بود. این طرف سوم که به پیشبرد مذاکره کمک می کند ، تنها سبب تسهیل مذاکره بین طرفین مذاکره می شود. این گونه مذاکرات تسهیل شده را گاهی ( میانجی گری ) می نامند. میانجی گر در حقیقت طرفین مذاکره را برای رسیدن به اهدافشان توانمندتر می سازد. نظر میانجی گر در نتیجه پایانی لحاظ نمی شود (توجه : گاهی میانجی گری را با حکمیت اشتباه می گیرند. هر دوی این روش ها از شیوه ای نه چندان رایج برای حل و فصل تعارض بهره می گیرند. این شیوه را در علم حقوق ، حل اختلاف جایگزین می نامند).
5 گفتگوهای بحران
این نوع از مذاکره از اهمیت زیادی برخوردار می باشد ، مذاکرات بحرانی گاهی اوقات منجر به یکسری ضرر و زیان ها می شود که شاید غیر قابل جبران باشد.
در این مدل از مذاکرات ، حتما باید از اصلی ترین فرد در شرکت ، یا بیزنس خودتان استفاده کنید تا اون شخص بتواند در موقیع های بحرانی تصمیم گیرنده ی اصلی باشد.
اگر در این نوع از مذاکرات از اشخاصی استفاده کنیم که حیطه ی اختیارات زیادی نداشته باشند ، قطعا یکسری ضرر و زیان ها به بار می آید.
موضوع بعدی این است که در مذاکرات بحرانی نباید کامل به فکر این باشیم که در همین لحظه ضرری نکنیم ، باید به فکر آینده ی مجموعه باشید و حتی شده به فکر این باشید که توی این مذاکره با ضرر خیلی کمتری جلو برید و در آینده این تصمیمات ضرر بزرگتری به شرکت شما نزند.
حال که این 5 مورد بیان شده است ، باید بگم که مذاکره کردن ، در اصل یعنی دو طرف می خواهند به یک تعاملی برسند برای رشد و پیشرفت مجموعه ، یا می خواهند از ضرر و زیان جلو گیری کنند ، یا می خواهند با تصمیماتی که می گیرند باعث شوند یکسری موضوعات در ایجاد تداخلی نداشته باشد در کارهایشان.
پس مذاکره به شدت موثر است و قابل اهمیت.
یک مذاکره کننده ی خوب ، علاوه بر این که باید از بیان خیلی خوبی برخوردار باشد ، باید از چهره و پوشش خوبی هم برخوردار باشد.
همانطور که می دانید ، ما اول از همه می بینیم ، بعد میشونیم ، بعد لمس می کنیم و بعد حس چشایی ما به کار می افتد.
پس باید برای یک مذاکره ، به یکسری از مجموعه ویژگی‌ها اهمیت بیشتری دهیم تا شانس ما را در مذاکره برای برد بیشتر کند.
همیشه حتما همه ی ما شنیده ایم که ، می خواهیم در یک مذاکره نتیجه را به برد برد تبدیل کنیم ، این جمله بسیار معروف می باشد ، اما داخل خود مذاکره که وقتی هستیم ، اول از همه منافع خودمان و شرکت خودمان را در نظر می گیریم و همین موضوع باعث می شود که جلوی دیدگاه وسیع ما را بگیرد و در یکسری از موضوعات مذاکره ما قطعا ضرر بزرگی خواهیم کرد ، چون همان لحظه که به فکر سود شرکت خودمان هستیم ، داریم یک حس بد رو به طرف مقابل خودمان می دهیم و همین موضوع باعث می شود که طرف مقابل ما احساس خطر کند و به راحتی ما همان لحظه داریم اعتماد طرف مقابلمان را از دست می دهیم.
لحظه ای که اعتماد طرف مقابلی که رو به روی ما نشسته است برای مذاکره را از دست بدهیم ، این شروع باختن مذاکره است.
پس بسیار بسیار دقت داشته باشید که در یک مذاکره چه حسی رو به طرف مقابل میدهید و حالا چه انتظاری برای دریافت نتیجه دارید.
به طور کلی حالا یک جمع بندی داشته باشیم تا بتوانیم خروجی مناسب را لمس کنیم :
. مذاکره فرآیندی است که از آن برای رسیدن به چیزی که می خواهیم یا نیاز داریم ، ولی فردی دیگر آن را در اختیار دارد استفاده می کنیم.
. مذاکره بخشی از زندگی روزمره است.
. ما خودمان با توجه به موقعیتی که در آن قرار داریم ، مذاکره کردن یا نکردن و همچنین زمان و مکان آن را انتخاب می کنیم.
. می توانیم مهارت های مشخصی را بیاموزیم تا به این ترتیب به شکل مؤثرتری مذاکره کنیم.
. با سیاست کامل وارد یک مذاکره شویم.
. همیشه روند کلی مذاکره را بررسی کنیم و بعد وارد یک مذاکره ی رسمی شویم ، یادمان باشد مذاکره می تواند ضرر بسیار زیاد یا سودآوری خیلی زیاد برای ما به همراه داشته باشد و این ما هستیم که تعیین کننده ی نتیجه ی مذاکره می باشیم.
. از افرادی با قدرت بیان بالا برای مذاکره های رسمی خودمان بهتر است که کمک بگیریم و استفاده نماییم تا شانس ما برای برد در آن مذاکره بیشتر باشد.
. در یک مذاکره هیچ گاه به فکر برد 100% خودتان نباشید ، باید منافع شرکت یا شخص رو به رو را در نظر بگیرید و با توجه به سیاست گذاری های آن شرکت تصمیم گیری های نهایی خود را انجام دهید.
امیدوارم که مطالب فوق برای شما همکاران محترم مفید واقع شده باشد.